Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Содержание

Проводим внутренний кадровый аудит

Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Кадровый аудит

Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Задайте Ваш вопрос online

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

  • Оптимизация порядка управления коллективом организации
  • Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
  • Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
  • Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
  • Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
  • Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
  • Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
  • Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
  • Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
  • Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
  • Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
  • Установление комфортного рабочего микроклимата
  • Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
  • Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
  • Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
  • Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
  • Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Периодичность выполнения

Текущая

Основана на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени

Оперативная

Основана на оперативном распоряжении руководящего персонала

Регулярная

Совершается периодически

Панельная

Выполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов

Полнота исследования

Полная

Проверка касается всех объектов изучения

Локальная

Проводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов

Методика анализа

Комплексная

Необходимо выделить и применять широкий арсенал методов

Тематическая

Подразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия

Выборочная

Проводится анализ статуса конкретных работников

Уровень

Стратегический

Анализ на уровне руководящего персонала

Управленческий

Исследование линейных менеджеров

Тактический

Проверка службы управления персоналом

Способ осуществления

Внешний

Привлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций

Внутренний

Аудитом занимаются сотрудники предприятия

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составитьот 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

  • Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
  • Элементы структуры компании
  • Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

  1. Проверка кадровых документов
  2. Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

    • Правила внутреннего распорядка
    • График отпусков
    • Инструкция по охране труда
    • Положение о защите персональных данных
    • Табель учета рабочего времени
    • Положение об оплате труда
    • Штатное расписание
    • Личная карточка работника
    • Трудовой договор
    • Трудовая книжка сотрудника

    Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

    Организациям может потребоваться утверждение:

    • Графика смен
    • Коллективного договора
    • Должностных инструкций
    • Положений о премировании
    • Положений о неразглашении
    • Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
    • Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности
  3. Экспертиза документации
  4. Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

    Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

    • Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
    • Отсутствие признака нарушения прав работников
    • Объективное описание условий труда компании
    • Ознакомленность персонала с положениями
    • Правильность регистрации, учета и хранения документации
    • Актуальность внесенной информации
    • Наличие сведений о приеме и переводах работников
    • Указание всех необходимых кодов
    • Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью
  5. Аудит программного обеспечения
  6. Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

    Специалисты анализируют:

    • Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
    • Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
    • Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
    • Целесообразность использования определенных программных продуктов
  7. Оформление итогов кадрового аудита
  8. По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

    Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

    • Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
    • Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

    В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

    • Структуру управленческого персонала
    • Эффективность стиля управления
    • Потребность в обучении работников
    • Кадровую обеспеченность фирмы
    • Социально-психологический климат на предприятии

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

  • Поиск сотрудников
  • Разработку программ развития
  • Анализ потребностей фирмы в персонале
  • Аттестацию и повышение квалификации
  • Оценку результатов трудовой деятельности
  • Применение мер для мотивации работников
  • Коррекцию социально-психологического климата

кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

  • Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
  • Проверку должностных функций
  • Исследование организационно-кадровой структуры
  • Изучение деятельности кадрового менеджмента
  • Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

  • Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
  • НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

  • Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
  • Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

  • Сокращение временных затрат на подбор персонала
  • Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
  • Оценка системы управления кадрами
  • Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний “СЕРКОНС” оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.

Отправить заявку на проведение кадрового аудита

Источник: https://www.serconsrus.ru/services/kadrovyy-audit/

Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+». Проверяем документы делопроизводства Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1.

Определяемся с пакетом необходимых документов Следует составить подробный список документов, которыми должны располагать работники кадровой служба организации. В Трудовом кодексе РФ есть указание на некоторые обязательные документы. В указанный список должны входить:

  • трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);
  • трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ)
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • положения о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ).

В Трудовом кодексе также имеются косвенные упоминания, затрагивающие многие локальные нормативные акты, которые стоит также включить в список обязательных кадровых документов компании. Взять, к примеру, упоминаемое в ст. 15, 57 ТК РФ штатное расписание.

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

  • Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
  • Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
  • Должностные инструкции;
  • Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
  • Графики отпусков;
  • Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
  • Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
  • Приказы о направлении работников в командировку.

Отчет по кадровому аудиту ооо «лютик»

Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу. Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет: Правильность ведения распорядительных документов;

  • Хранение приказов по основной деятельности организации и приказов по личному составу;
  • Оформления приказов о назначениях на новые должности руководителей (генерального директора, руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и так далее.);
  • Порядок заполнения трудовых книжек.

Трудовые инспекторы придут с проверкой.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Как их встроить в единую систему, сделать подконтрольными. Категоризация должностей Шаг 2.

Представление отчета лицу заказавшему проверку Представление отчета заказчику аудиторской проверки (обычно, это первое лицо фирмы) для согласования и утверждения дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределения этих действий между определенными сотрудниками).

Отчет, как правило, предоставляется аудитором лично, так как именно аудитор, имеет возможность сразу разъяснить все тонкости проведенной работы.
Этап 4.

Действия по результатам кадрового аудита После окончания процедуры кадрового аудита на основе полученных результатов составляется план действий кадровой службы, направленный на устранение выявленных в ведении делопроизводства недостатков. В документе указываются конкретные сроки устранения недостатков и называются ответственные за это должностные лица.

Проводим внутренний кадровый аудит

Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников. Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Во-первых, как видно из определения ненормированного рабочего дня, такой режим рабочего времени может быть предусмотрен для отдельных, но не для всех работников организации. Во-вторых, для привлечения работников к работе на условиях ненормированного рабочего дня необходимо распоряжение работодателя.

В-третьих, к работе на условиях ненормированного рабочего дня работники могут привлекаться только при необходимости и только эпизодически, а не регулярно и систематически.

Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников. 11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12.

Важно

Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства.

Не во всех карточках присутствуют следующие данные : — номер и дата трудового договора; — изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда); — подписи ознакомления работников с внесенными изменениями; 13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14.

Источник: http://1privilege.ru/otchet-auditorskoj-proverki-otdela-kadrov/

Отчет аудита кадровой документации

Отчет аудиторской проверки отдела кадров

В организации не ведется : — книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет; — книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка; — книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности; — книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда; — книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных; — книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним; 2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников. 3.

Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

Создать новый с учетом всех изменений Правила трудового распорядка Статья 189 Трудового кодекса РФ есть Кадровые приказы Статья 68 , главы 12 и 13 Трудового кодекса РФ есть Не соблюдаются сроки оформления приказов по увольнению 70% увольнений оформлены не правильно, как по срокам, так и по прравилам Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб. 100% проигрыш в суде по любому из неправильных увольнений с востановлением сотрудника и выплаты ему з/п за все месяцы вынужденного прогула по вине работодателя.
Как минимум, получить консультацию по правилам оформления увольнений. Журналы учета приказов Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1 нет Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.
статьи

  • 1 Основные вопросы
  • 2 С чего начать
  • 3 Подбираем методические материалы
  • 4 Проверяем документы делопроизводства
  • 5 Оформляем отчёт

Основные вопросы Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.