Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Содержание

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

– Медицинское право – Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

  • О приеме, переводе, расчете персонала.
  • О предоставлении отпусков.
  • О командировке персонала.
  • О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег. номер Дата регистрации Краткое содержание Исполнитель Куда передан приказ Расписка в получении (дата, подпись) Отметка о помещении в дело 3-лс 10.02.2010 О приеме на работу Инспектор по кадрам Васильева О.Н. Бухгалтерия Кот И.К.

Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании.

На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала.

В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Внимание

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т.

п.);

  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой «лично».
  • Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству. Регистрационный индекс При регистрации документов происходит их индексация.

    Журнал регистрации приказов

    Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже: Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка.

    Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

    Важно

    Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке. Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

    Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой): Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа.

    Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте

    То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов.
    В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из:

    • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
    • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

    Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

    Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

    Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

    Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

    В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса друг от друга косой чертой. 3.2.1.2.

    Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

    Кадровик. ру», 2014, N 2 Вопрос: Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр.

    в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации? Ответ: Если в журнале регистрации предусмотрено обязательное наличие подписи работника, то журнал должен быть только на бумажном носителе (пример — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Считаем, что для других регистрационных форм, в которых не предусмотрена подпись работника (любого другого должностного лица), электронные журналы вести можно. Регистрация ведется в пределах календарного года; ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. п.) обнуляется.

    6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

    Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале. Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.


    Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения — это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу.

    Графу «Примечания» необходимо сразу внести в проект журнала ,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст: «Документация внутреннего пользования» — так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал.

    Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала. Обязательно ли вести? Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

    Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным. Как насчёт электронной формы? В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления.

    Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов. По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

    Подробности в материалах Системы:

    1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

    Понятие регистрации Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

    Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Необходимость в регистрации Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

    • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
    • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
    • обеспечить сохранность документов.

    Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации.
    В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

    В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    Источник: http://prodhelp.ru/dopuskaetsya-li-vedenie-zhurnala-registratsii-prikazov-v-elektronnom-vide/

    Журнал регистрации приказов о приеме на работу – образец, форма, бланк – Центр Про

    Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

    Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

    В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу.

    Что говорит закон?

    На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

    В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

    К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.

    Обязательно ли ведение документа?

    В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

    Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

    Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

    То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

    Зачем требуется?

    Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.

    В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

    Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер.

    Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

    Когда, кем составляется и запускается в работу?

    Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают.

    Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности.

    Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.

    И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

    Но в соответствии с теми же нормами ФЗ №125 журнал ведется не до полного окончания, а только в течении календарного года, то есть с наступлением нового года журнал оформляется и ведется заново.

    Оформление журнала регистрации приказа о приеме на работу и его ведение

    Как было сказано выше, утвержденной на законодательном уровне формы журнала не предусмотрено, соответственно на предприятии используют форму, которая утверждена локальными актами, но с учетом требований закона, разработанных для данного типа кадровой документации.

    Требования к документу

    При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

    • каждый лист журнала должен быть пронумерован;
    • журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
    • журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

    Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.

    Форма

    Предъявляются некоторые требования и к оформлению самого журнала, в частности, к титульному листу, который должен содержать в обязательном порядке:

    • полное название организации;
    • название документа, то есть журнал регистрации приема на работу;
    • дату заведения журнала и дата его окончания;
    • номер оговоренного документа, который присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

    На оборотной стороне титульного листа должны быть указаны данные об ответственном лице, то есть его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

    Вышеуказанные правила являются обязательными при оформлении журнала, форма которого  может быть различной, то есть формат журнала не утвержден, поэтому в качестве журнала могут использовать как тетрадь формата А4 с твердой обложкой, так и специальный журнал изготовленный в типографии по стандартам применимым к подобным документам.

    Бумажная

    При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

    К тому же, следует учитывать тот факт, что в журнал в бумажном варианте невозможно сфальсифицировать, ведь данные вносятся от руки и последовательно, следовательно внести лишний приказ задними числами вряд ли будет возможно.

    Электронная

    Хотя в настоящее время с развитием компьютерных технологий во многих организациях активно применяется и электронная форма регистрации приказов по личному составу, особенно если на предприятии применяется программа 1С, которая автоматически производит регистрацию приказов и присвоение соответствующего номера.

    К тому же, с использованием электронного варианта журнала осуществить выборку приказов по отдельно взятому работнику, допустим, за 3-5 лет, будет намного легче.

    Разделы и инструкция по их заполнению

    Журнал должен содержать следующие разделы:

    • порядковый номер, который затем будет присваиваться приказу, прошедшему регистрацию;
    • дата регистрации, которая собственно и будет являться датой издания приказа;
    • вид приказа, то есть прием, перевод, увольнение;
    • данные о работнике (Ф.И.О., должность);
    • основания для издания приказа (рапорт, заявление, акт, и другие документы).

    Журнал регистрации приказов заполняется следующим образом:

    Основаниями для составления документа могут быть:

    Примерная форма журнала будет выглядеть следующим образом (бланк):

    Бланк журнала

    Сроки хранения

    В соответствии с ФЗ № 125 «Об архивном деле» личные дела работников, а также журнал регистрации приказов об их приеме хранится на предприятии на протяжении 75 лет.

    Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.

    Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение.

    Ответственные лица

    Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

    Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник:

    Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

    03.05.2018

    Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо.

    Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы.

    Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

    Форма журнала

    Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

    • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
    • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
    • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

    Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

    Образец заполнения журнала регистрации приказов

    Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

    Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

    • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
    • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
    • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
    • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

    Источник: https://centrproh.ru/blanki/zhurnal-registratsii-prikazov-o-prieme-na-rabotu-obrazets-forma-blank.html

    Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

    Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

    На данный момент мы ведем журналы регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпуск) в рукописном варианте. Организация очень крупная и ведение данных журналов занимает очень много времени. Можно ли данные журналы вести путем печати из базы ЗУП реестра данных приказов и сшивать, либо это является нарушением. Спасибо! Форум:

    • Кадровое делопроизводство

    Vika197037 2013-09-12 12:18 Это не корректно, т.к.

    если вы будете распечатывать, а потом сшивать, то вы скопойно сможете в случае какого то конфликта с работником, судебного разбирательства, проверки организации подделать в этом журнале, все как вам нужно, поэтому и требуют вести журналы в письменном виде. temnaya_loshadka 2013-09-12 15:38 Vika197037, Вы могли бы написать, где именно прописаны требования к ведению журнала регистрации приказов по личному составу? Я нигде не могу найти.

    Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

    По общему правилу журнал учета приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу необязательный документ.
    Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов.

    Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе.

    Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

    Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде

    Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

    Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

    В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса друг от друга косой чертой. 3.2.1.2.

    Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

    То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов.

    Внимание

    В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из:

    • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т.

    п.);

  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
  • Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

    Ведение журнала регистрации приказов о приёме на работу

    Важно

    У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

    № 33.

    Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

    • в специальных регистрационных журналах;
    • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

    Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

    Можно ли вести журнал учета трудовых книжек в электронном виде

    Подробности в материалах Системы:

    1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

    Понятие регистрации Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

    Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.
    № 33.

    Необходимость в регистрации Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

    • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
    • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
    • обеспечить сохранность документов.

    Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации.

    Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

    Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива (приложение 6).

    Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. * Для поступающих в организацию документов 3.2.1.5. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

    Методологию выбора носителя оригинала документа в зависимости от срока его хранения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

    Если документы подлежат постоянному или долговременному хранению, то они должны быть изготовлены в той форме, которая сможет обеспечить такой срок хранения. При современных технологиях это, прежде всего, бумажная форма.

    Соответственно, и учетно-регистрационные формы / журналы, в которых фиксируются данные об этих документах, также должны существовать в бумажной форме, т.к. журналы подлежат сдаче в архив как научно-справочный ­аппарат к данным документам. 2.

    Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы.
    Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета).

    С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

    Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Регистрация – это фиксация факта создания, получения или отправки документа путем записи учетных данных о нем в регистрационные формы. Регистрация документов обеспечивает и последующий контроль за их исполнением.

    В настоящее время в качестве регистрационных форм применяются (см. Таблицу 1):

    • журналы в бумажной форме;
    • журналы в электронной, а потом – в бумажной форме (журналы / таблицы в конце календарного года при необходимости распечатываются из ­программ Word или Excel и брошюруются в форме журналов);
    • карточки как «входные формы» в ту или иную информационную систему, которые существуют в электронной форме.

    Таблица 1 Задачи регистрации документов, которые обеспечивает та или иная регистрационная форма Показать При выборе той или иной регистрационной формы необходимо учитывать и объем документооборота.

    Источник: http://1privilege.ru/mozhno-li-vesti-zhurnal-priema-perevoda-sotrudnikov-v-elektronnom-vide/

    Кадровое делопроизводство: журналы учета, Комментарий, разъяснение, статья от 01 июля 2011 года

    Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

    Российский бухгалтер,N 7, 2011 годОльга Берг,

    эксперт журнала

    Для учета кадров, ихдвижения, а также для учета кадровой документации используютсяспециальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отделакадров.

    Организации могут использовать формы, как утвержденныеминистерствами и ведомствами Российской Федерации, так иразработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

    Внастоящее время законодательно утвержденных унифицированных формжурналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтомуорганизации вправе разработать их самостоятельно в произвольнойформе. Об этом подробнее читайте в представленном нижематериале.

    Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

    Прежде чем приняться заизготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницыжурнала – вертикально или горизонтально. Вертикальное расположениеподходит для журналов с небольшим количеством граф. Агоризонтальное применяется, если на странице журнала требуетсяотразить много разных сведений.

    Например, журнал регистрациипереводов лучше сделать в виде альбома – ведь в нем на однойстранице нужно зафиксировать прежнее и новое места работысотрудника, старое и новое наименование его должности. Все этоможет не поместиться на вертикально расположенной странице.

    Обложки журналовизготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 последующей форме.

    Смомента заведения журнала учета на лицевой стороне всоответствующей графе делается запись о дате его заведения и первомпорядковом номере данного журнала.

    Графы на последующих страницахразрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить вних требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф напоследующих страницах журнала, применяется книжная или альбомнаяориентация обложки и листов.

    ____________________________________________________(наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛУЧЕТА______________________________________ Начат ” __” _______________ 20 ___ г.Окончен “__” ______________ 20 ___ г.

    Данные о работнике,ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложкежурнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой страницежурнала. Они также могут оформляться на последней странице.

    Форма подачи такихсведений следующая.

    Лицо,ответственное за ведение журнала
    должность фамилия, имя,отчество

    Страницы журнала должныбыть защищены от изъятия и вложений. Для этого используютсяследующие способы:

    1. Журнал нумеруется,шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяетсяначальником отдела кадров или заместителем руководителя организациипо управлению персоналом либо самим руководителем организации.

    2. Листы журналанумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов напоследней странице делается наклейка с оттиском печати отделакадров или организации. При этом на последней странице делаетсязаверительная надпись по следующему образцу:

    Внастоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скрепленопечатью листов
    Начальникотдела кадров
    (подпись) (расшифровкаподписи)

    “___” _______________20__г.

    Все записи в журналеучета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черногоцвета.

    Фамилию, имя, отчество вжурналах следует указывать полностью, а наименование должности,специальности, профессии – в соответствии со штатнымрасписанием.

    Подчистки, исправленияили удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующихсредств не допускаются.

    Если все же необходимосделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записизачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четкочитался. Новая запись делается в той же графе.

    Это допустимо в томслучае, если в журнале есть графа “Примечание”. Тогда в неевносится следующая запись:

    Исправленов графе 6
    (подпись) (расшифровкаподписи)

    00.00.0000

    Если графа “Примечание” вжурнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения незачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовойкнижке (“запись N ___ в графе N ___ недействительна”) и указываютсяновые сведения.

    Журналы учета являютсядокументами внутреннего пользования и не могут передаватьсяработникам иных, кроме отдела кадров, подразделений безсоответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

    Ознакомлениеруководителей подразделений или иных должностных лиц организации сжурналом учета должно производиться в присутствии лица,ответственного за его ведение.

    Журналы с определеннойрегулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляютсяначальнику отдела для проверки своевременности и правильностипринятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализакадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица,ответственного за его ведение.

    По окончании журнала учета налицевой стороне обложки делается запись о дате окончанияжурнала.

    Перечнем типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

    Наименование Срокхранения
    Книги, журналыприема, перемещения (первода), увольнения работников 75 лет

    Журналучета приема работников

    Nп/п ФИО Табельныйномер Датапоступления на работу Структурноеподразделение Должность(профессия) Трудовойдоговор, приказ о приеме (дата, номер)
    1 2 3 4 5 6 7
    12 Тищенко ОльгаНиколаевна 34

    Источник: http://docs.cntd.ru/document/902290206

    Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

    Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

    Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

    • о приеме на работу;
    • переводе на другую должность;
    • увольнении;
    • изменении персональных данных;
    • изменении заработной платы или премировании;
    • об отпуске;
    • о командировке.

    Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

    Как регистрировать приказы

    Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

    Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

    Регистрация помогает решить 3 задачи:

    • учет;
    • контроль исполнения;
    • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

    Регистрировать нужно один раз — при издании.

    Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

    Формой для регистрации может быть:

    • журнал или книга;
    • база данных.

    Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

    Требование к оформлению журнала

    Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

    Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

    • регистрация изданных компанией кадровых документов;
    • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
    • хранение и архивирование бумаг компании.

    По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

    08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

    Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

    Электронный учет кадровых документов

    Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

    Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

    В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

    Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

    1. Дата издания.
    2. Уникальный номер регистрации в программе.
    3. Краткое описание.
    4. Исполнитель.

    Бумажный учет кадровых документов

    Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

    Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

    Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

    Скачать

    Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

    Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

    • о дисциплинарных взысканиях;
    • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
    • об учебных отпусках;
    • о дежурствах;
    • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

    Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

    Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyayem-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.