Как обозначить приказ по личному составу

Содержание

Кадровые приказы

Как обозначить приказ по личному составу

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Как обозначить приказ по личному составу

Как обозначить приказ по личному составу

Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД. Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Каждый год новая или нет Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1.

За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября. Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Приказы по личному составу оформляют в случаях, когда нужно:

  • принять сотрудника на работу;
  • перевести на другую работу;
  • направить в командировку;
  • предоставить работнику отпуск;
  • поощрить или вынести дисциплинарное взыскание;
  • уволить работника и др.

Что является основанием для издания приказа, этапы его подготовки, смотрите на схеме. Схема. Движение приказа по личному составу от подготовки до передачи в архив Основания для оформления приказов по личному составу в 2017 году В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан. Примеры документов-оснований смотрите в табл. 1. Табл.
1.

Как обозначить приказы в 2018 году

Важно

Основанием для его издания является заявление работницы. Как составить такой приказ, смотрите на рис. 1. Рис.1. Внимание Приказ по личному составу: образец Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Как подготовить проект приказа по личному составу в 2017 году Приказы по личному составу оформляйте по одной из форм:

  • унифицированной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1;

  • самостоятельно разработанной форме — на фирменном бланке компании.
  • Унифицированные бланки разработаны не для всех видов приказов по личному составу. Какие бланки приказов можно использовать, смотрите в табл. 2. Табл. 2. Какие унифицированные формы приказов по личному составу применять в 2017 году Зеленым цветом в табл.
    2 отмечены виды приказов по личному составу, которые содержат сведения о нескольких работниках.

    Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования. Оформление отметки об ознакомлении с приказом Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен».

    Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

    В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника».

    Оформление приказов по личному составу

    Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач.

    Приказы по личному составу — это какие приказы?

    Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания).

    Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

    Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа.

    Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст.

    67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

    При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

    Какие буквы подставлять к номерам приказов?

    В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

    • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
    • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

    В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

    • «п»- прием на работу;
    • «у»- увольнение;
    • «пр» — прием на работу рабочих;
    • «к» — командировки;
    • «вк»- внутренние командировки;
    • «зк»- командировки заграницу;
    • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
    • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

    На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.

    1.3 приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

    В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст.

    193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

    Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

    Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе.

    Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

    Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

    Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

    Оформление виз на приказах Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись».

    Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования. В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается». Виза оформляется следующим образом.

    Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа. Оформление отметки об ознакомлении с приказом ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │ │ │ │ личная подпись А.В.

    Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ │ │ │ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │ │ обслуживания │ │ │ │ личная подпись М.А.
    Свистунов личная подпись Г.В. Жигунов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис.

    2 Доведение приказа до исполнителей Законодательством не предусмотрена конкретная форма доведения приказа до исполнителей.

    Внимание

    Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать Правила ведения Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

    Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

    Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться.

    А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов.

    Вам понадобится

    • — приказы;
    • — журнал учета;
    • — инструкция по кадровому делопроизводству;
    • — 2 или 3 скоросшивателя.

    Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

    Источник: http://1privilege.ru/kak-oboznachit-prikaz-po-lichnomu-sostavu/

    Инструкция: оформляем приказы по личному составу

    Как обозначить приказ по личному составу

    В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

    • по личному составу (ЛС);
    • по основной деятельности;
    • по административно-хозяйственному направлению работы.

    Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

    Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

    • прием на должность и заключение трудового соглашения;
    • перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
    • увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
    • изменение фамилии;
    • определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
    • поощрение, премирование, награждение и т. д.

    Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

    • предоставление отпуска;
    • применение взыскания дисциплинарного характера;
    • командирование работника;
    • направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

    Когда необходимо создавать

    Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

    • вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
    • структуры и штата учреждения;
    • соблюдения прав и гарантий сотрудника;
    • укрепления дисциплины.

    ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

    • ст. 68 — при приеме;
    • ст. 84.1 — при увольнении;
    • ст. 193 — при наложении взыскания;
    • ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.

    Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.

    Кто готовит

    Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

    Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

    Требования

    Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

    Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации.

    Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

    Нужно включить ряд обязательных элементов:

    1. Наименование.
    2. Номер, дата формирования.
    3. Название учреждения.
    4. Основная часть.

    В основной части нужно указать:

    • смысл;
    • перечень сотрудников, которых он касается;
    • дату вступления в силу;
    • обоснование для разработки;
    • основания.

    В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

    Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

    Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

    С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

    Требования к оформлению

    При формировании можно использовать:

    • фирменный бланк предприятия;
    • чистый лист удобного формата.

    После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая».

    Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства.

    Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

    Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

    Структура приказа

    Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

    1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
    2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

    В зависимости от адресата делятся на:

    • индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
    • сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

    Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

    Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

    Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

    • личного заявления;
    • трудового соглашения;
    • служебной записки.

    В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

    Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

    • распорядительное действие работодателя;
    • Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
    • дату вступления в силу конкретного пункта;
    • другие важные сведения.

    Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2019 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

    Срок действия

    Действие приказа по личному составу начинается:

    • с даты издания;
    • с даты, прописанной в тексте.

    Окончание срока действия приказа по личному составу наступает в случае:

    • окончания срока действия;
    • отмены;
    • вступления в силу других норм, изменяющих положения, отраженные в приказе.

    Сроки хранения

    Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма. Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

    • одна — в бухгалтерию;
    • вторая — в личное дело.

    Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

    • подшить;
    • пронумеровать листы;
    • сформировать опись;
    • оформить обложку.

    Сроки хранения приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет. Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б.

    Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст. 22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

    Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu

    Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Как обозначить приказ по личному составу

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

    Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

    • Внесение записей в трудовые книжки;
    • Оформление личных дел;
    • Создание приказов по личному составу;
    • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
    • Составление и преобразование должностных инструкций;
    • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
    • Грамотное внесение изменений в документы;

    Виды приказов и необходимость их регистрации

    Бланк приказа о приеме на работу

    Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

    По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

    • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
    • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

    По основной деятельности:

    • Общие приказы по всему предприятию;
    • По отделам;
    • По административно-хозяйственной деятельности;

    Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

    Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

    Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

    • Ускорить поиск понадобившегося документа;
    • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
    • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

    Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

    • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
    • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

    Правила ведения

    Пример приказа об увольнении

    Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

    Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

    Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

    В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

    • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
    • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

    В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

    • «п»- прием на работу;
    • «у»- увольнение;
    • «пр» — прием на работу рабочих;
    • «к» — командировки;
    • «вк»- внутренние командировки;
    • «зк»- командировки заграницу;
    • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
    • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

    Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

    Каждый год новая или нет

    Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

    Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

    Журнал регистрации приказов

    Страница журнала регистрации приказов по личному составу

    Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

    Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

    Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

    Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

    Что делать, если ошибка

    Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

    К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

    1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
    2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
    3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

    Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

    • Причины изменений.
    • Основание для внесения изменений.
    • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
    • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
    • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

    Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

    • Наименование фирмы;
    • Наименование и дата документа;
    • Регистрационный номер;
    • Место составления приказа;
    • Текст документа;
    • Подписи ответственных лиц;
    • Отметка об исполнителе;
    • Визы согласования приказа (при необходимости).

    Образец приказа о нумерации приказов

    Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

    Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

    ИНН/КПП 7804491337/780401001

    195198, г. Санкт – Петербург,
    Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

    ПРИКАЗ №1

    г. Санкт-Петербург

    01.01.

    2016 г                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

      6. остальные приказы – К (кадры).

    2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

    Генеральный директор А.С. Шапкин

    С приказом ознакомлены:

    Финансовый директор

    ООО «АСТ»

    01.01.

    2016г.                                                                                                                                                       О.Д. Иванов

    Источник: http://MirBlankov.ru/numeraciya-prikazov/

    Буквенные обозначения в номерах приказов по инвентаризации

    Как обозначить приказ по личному составу

    Как ИП на ПСН подтвердить, что он не ведет деятельность и может не платить взносы По общему правилу, ИП обязаны уплачивать «медицинские» и «пенсионные» взносы за себя с момента регистрации до снятия с учета в качестве предпринимателя.

    Однако есть отдельные периоды, в течение которых взносы за себя можно не платить при условии отсутствия бизнес-деятельности. При этом факт простоя нужно документально подтверждать.

    < … Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е.

    содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < …

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Внимание Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета. Журналы учета приказов Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов. А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

    • один журнал учета на все виды распоряжений;
    • несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
    • ни одного журнала.

    Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно.

    В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом.

    Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

    К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

    1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
    2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
    3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

    Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

    Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД. Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

    Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве. Каждый год новая или нет Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления.

    С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

    Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения.

    Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу. 3 Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения.

    Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку.

    На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно 4 В крупных фирмах приказы оформляют разные службы.

    Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве?

    • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

    Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления.

    Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1. Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

    Как присвоить номер приказу Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

    Источник: http://juristufa.ru/2018/04/19/bukvennye-oboznacheniya-v-nomerah-prikazov-po-inventarizatsii/

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Как обозначить приказ по личному составу

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

    Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Что значит присвоить номер приказу

    Как присвоить номер приказу

    Итоги

    Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

    • по оформлению личных дел сотрудников;
    • внесению записей в трудовые книжки;
    • формированию должностных инструкций;
    • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
    • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
    • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

    Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

     При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

    Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

    Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

    Что значит присвоить номер приказу

    Присвоить номер приказу — значит:

    • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
    • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
    • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

    Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

    • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

    ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

    • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

    Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

    Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы (виды)?»и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

    Как присвоить номер приказу

    Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

    Расшифровка номера приказа следующая:

    • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
    • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

    В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

    Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

    Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

    ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

    К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

    Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

    Итоги

    Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

    Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

    Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

    Подписаться

    Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/pravilnaya_numeraciya_prikazov_v_kadrovom_deloproizvodstve/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.